Toute l’équipe est heureuse de vous recevoir pour votre événement !
Voici l’ensemble des informations et rappels qui vous seront nécessaires pour l’organisation et les indications à donner à vos invités.
Par où commencer l’organisation de votre événement ?
Après avoir choisi votre date et le lieu, vous pouvez vous consacrer à la recherche de vos autres prestataires : traiteur, event/wedding planner, fleuriste, robe/costume, coiffure, maquillage…, l’équipe a validé un certain nombre de professionnels de l’événementiel et nous vous invitons particulièrement à sélectionner votre DJ et Traiteur dans cette liste. Vous trouverez la liste sur ce lien.
Vous trouverez dans ce document l’ensemble des informations essentielles sur le lieu, les couchages, les accès, les jardins, le parking… Merci d’en prendre connaissance et n’hésitez pas à nous poser vos questions !
L’équipe du Domaine
SOMMAIRE
1) “To Do” avant le jour J
2) Le parking du Domaine
3) Le portail
4) Les jardins
5) L’orangerie
a) Plan général
b) Terrasse
c) Mobilier
d) Eclairage
e) Vidéo projection
f) Décoration
6) Mobilier
7) La location des chambres
8) Les accès PMR
9) “To Do” avant de nous quitter
10) Le plan d’évacuation de l’orangerie
11) L’équipe
12) Les questions fréquentes
Coordonnées de l’équipe :
★ Téléphone fixe du Domaine : 02 99 14 24 18
★ Ligne directe de Mathilde (Directrice) : 06 83 82 70 34
★ Ligne directe de Héloïse (qui seconde Mathilde) : 06 76 51 27 84 / contact@jardinsdarsene.fr
RAPPEL : Les animaux sont interdits au sein du Domaine, merci de respecter le lieu.
1) “To Do” avant le Jour J
Il est important de valider les accès et les espaces mis à disposition avec certains prestataires – notamment le traiteur, le DJ et les services de location.
Si vos prestataires souhaitent livrer de la vaisselle, décoration ou autre, cela doit se faire le vendredi au plus tôt et récupération le dimanche au plus tard (ou lundi pour la vaisselle). Nous n’accepterons pas les livraisons entre le lundi et le jeudi précédent votre mariage.
Pour les anniversaires, baptêmes et autres réceptions familiales, tout est indiqué sur votre contrat (horaires d’installation…).
Pour vous accompagner au mieux dans l’organisation, merci de nous indiquer les informations clés de votre événement :
– votre plan de table (pour l’installation la veille) – 9 grandes tables maximum dans l’orangerie (dont votre table d’honneur)
– l’heure de votre arrivée (et/ou celle d’autres invités – parfois la veille ou le matin)
– l’heure d’arrivée de vos prestataires (traiteur, DJ, photographe…)
– si vous vous préparez sur le lieu ou non
– votre programme (avec heures précises) : mairie, église / cérémonie laïque, du cocktail/vin d’honneur…
Quand il y a une cérémonie laïque dans les jardins, le programme « classique » c’est 16h30 la cérémonie (16h écrit sur le faire-part pour les retardataires et le temps que tout le monde s’installe), un petit verre éventuellement à 16h15 – 17h30/45 la fin de la cérémonie puis les photos, 18h début du cocktail, 19h45 entrée dans la salle puis soirée dansante à partir de 23h30/0h.
2) Le parking du Domaine
Au sein du Domaine, il y a 15 places de parking – à privilégier pour vous, vos proches et les personnes à mobilité réduite, âgées ou femmes enceintes.
Ce parking est clos, sécurisé, privé et gratuit pour vous.
En dehors du Domaine, vous trouverez 2 parkings + 1 spécial camping-car :
— 1 parking – 11 Rue de la libération (à 2 minutes à pied) pour une vingtaine de voitures
— 1 parking de la salle Ille et Donac pouvant accueillir une centaine de voitures
— 1 aire de service et de stationnement de camping-car – Quai de la Donac.
Merci de bien communiquer ces parkings à vos invités pour éviter tout embouteillage devant le portail à l’entrée du Domaine le jour J (qui vous ferait perdre du temps)
Il est interdit de stationner des véhicules sur les trottoirs devant le Domaine, votre véhicule pourrait être enlevé.
PS : Nous n’avons pas (encore) de bornes de recharge pour voitures électriques.
3) Le Portail
Le portail situé au 31 rue de la libération est utilisé pour accueillir le public. Electrique, il s’ouvre à l’aide d’un code à 4 chiffres + la lettre A.
Le deuxième portail situé côté canal n’est pas accessible au public. Il doit rester accessible en cas d’évacuation urgente. Merci de ne mettre aucun véhicule au niveau de ce portail.
Lors de votre arrivée, au moins une personne de l’équipe sera présente pour vous accueillir, vérifier que tout se passe bien et gérer le portail (côté rue de la libération.).
Une fois que les invités seront bien arrivés sur le lieu, le portail pourra être fermé.
Vous aurez un code personnalisé pour votre évènement. C’est un code à 4 chiffres suivis de la lettre A – par exemple 1234A. Pour ouvrir le portail, il suffit de taper une fois le code sur la borne. Le portail restera ouvert 30 secondes et se refermera automatiquement. Si vous souhaitez le bloquer en position ouverte, il faudra refaire le code une fois le portail complètement ouvert. Pour le refermer, faites une troisième fois le code.
Merci de briefer vos familles à ce sujet, avec la fatigue et les détails a gérer, il est possible que cette partie vous sorte de l’esprit.
4) Les jardins
Le Domaine fait plus d’1,5 hectare au total.
Le parc est composé de plusieurs espaces :
– un jardin à la française pour les photos et les cérémonies laïques. Ce jardin est composé de 4 carrés de gazon en symétrie arboré avec des palmiers des Canaries, 3 ponts, un grand bassin avec des fontaines, des balustres blanches faites sur mesure et massifs de rosiers blancs devant la maison. Vous pouvez disposer des chaises de cérémonie, bancs, fauteuils vintage pour la décoration… Si vous souhaitez réaliser un lancé de pétales, merci de bien prévoir de les ramasser dès la fin de la cérémonie (avec la pluie cela tâche les allées ou termine dans les filtres des bassins…). Vous pourriez avoir besoin des dimensions de l’allée centrale pour votre décoration, ainsi, nous vous donnons les dimensions qui correspondent aux parties bétonnées et sans les marches ni les pavés:
- De la terrasse jusqu’aux marches 4,30m de long et 3m de large.
- Des marches jusqu’au pont 10,80m de long pour 3m de large.
- Du pont jusqu’à la roseraie 16,20m de long pour 3m de large.
– Les bassins sont encore en cours d’installation. Il sera prochainement (d’ici quelques mois ou 1 ou 2 ans) protégé par un filet situé juste en dessous du niveau d’eau, afin d’accueillir un enfant qui glisserait au bord du bassin. Le bassin n’est pas fait pour se baigner, les jets d’eau sont fragiles et très couteux, un saut d’un de vos invités peut être fatal (pour lui et pour les jets d’eau – nous parlons de vécu 
) Merci donc de sensibiliser vos proches.
– un jardin à l’anglaise : avec un grand gazon pour le vin d’honneur/cocktail, un Araucaria (le seul arbre d’origine) pour de belles photos, une terrasse pour un groupe de musique ou une animation traiteur/activité et une belle vue sur les jardins à la française.
– une roseraie : composée de plusieurs plateformes avec plusieurs variétés d’arbustes, arbres, rosiers, oliviers…
Ce parc est un réel investissement pour le Domaine.
Merci donc de :
– respecter les jardins
– surveiller les enfants qui pourraient arracher des roses, casser des branches…
– ne pas s’y aventurer une fois la soirée bien entamée. Vous êtes responsables de l’ensemble de vos invités et de leurs enfants (dérapage dans les marches, jets d’eau cassés…).
Toute dégradation sera constatée avec un expert et vous sera facturée (cautions).
Ce sont des arbres tropicaux qui ont besoin d’une vraie protection et pourraient mourir sans cela.
Nous sommes dépendants du temps pour chaque événement – les palmiers seront donc sûrement attachés si vous vous mariez ou organisez votre anniversaire sur cette période. Nous faisons notre maximum avec la saison que nous avons chaque année.
5) L’orangerie
La salle de réception a été entièrement construite et se compose de 3 espaces :
– le rez-de-chaussée pouvant accueillir jusqu’à 90 personnes MAXIMUM assises avec les WC PMR et l’office traiteur sous le barnum au bout de l’orangerie (avec l’accès à l’électricité – prises monophasées et triphasées – l’eau et la lumière pour votre traiteur). Vous trouverez différentes photos et vidéos d’événements réalisés pour vous permettre de vous projeter plus facilement avec les liens suivants :
– Facebook / Instagram (story à la une ‘mariages’, ‘cérémonies’ ‘fleurs’, ‘domaine’, ‘visite guidée’…) / TikTok : @domainelesjardinsdarsene
Barnum au bout de l’orangerie pour l’installation de votre traiteur (prises monophasée + triphasée à disposition + eau + lumière).
Nos traiteurs partenaires connaissent très bien cette partie.
– le sous-sol :
– les WC supplémentaires
– un second office traiteur (équipé d’un micro-ondes, un petit congélateur et de 2 grands frigos) pour stocker vos boissons et d’autres éléments pour votre retour par exemple (jus d’orange, cafetière, bouilloire, brioches…) – pour les lève-tôt notamment. Merci d’apporter ce qu’il faut pour nettoyer cet espace.
– un espace avec quelques fauteuils/meubles que vous pouvez aménager comme vous le souhaitez : photobooth, arches, bar pour la soirée dansante avec tireuse à bière, autres animations…
– un autre espace pour la piste de danse – « Night Club » – non équipé – les DJ apportent toujours leur matériel (platines, éclairage…).
Concernant les dimensions de la salle, elle mesure 3,04M de hauteur, 10M de long et 3,37M de large, avec un renfoncement de 1,36M dans la largeur (soit une largeur totale de 4,70M). Vous pouvez aménager cet espace comme vous le souhaitez.
Vous pourrez vous mettre d’accord avec votre DJ (souvent 4h – 4h30 la fin de soirée). Concernant le lieu, notre gardien fermera la salle et encouragera les derniers fêtards à aller dormir à 5h maximum. Suite à plusieurs débordements (et donc casses, dégâts, troubles du voisinage… = perte de certaines cautions), nous sommes contraints d’imposer cette heure de fin.
– l’étage de la salle de réception : en option (= supplément) pouvant servir pour les enfants sur les réceptions privées avec surveillance obligatoire. En l’absence de baby sitters, le Domaine fermera cet espace – trop dangereux avec les escaliers et trop risqué d’y laisser des enfants tout seuls, livrés à eux-mêmes (tout est parfaitement blanc, le mobilier a de la valeur…).
a) Plan général du rez-de-chaussée de la salle de réception
Dimensions de l’orangerie pour vos tables et chaises (hors escalier, WC PMR et couloirs) : 15 mètres (longueur) x 6,40 mètres (largeur) : soit 9 grandes tables MAXIMUM (table d’honneur comprise – ou 8 grandes tables tables rondes + 1 rectangle d’honneur maximum).
NB : Pensez à un petit espace pour un peu de matériel du DJ, une petite table avec l’urne / de la décoration et un passage entre chaque table et quelques places en plus pour vos prestataires (photographe, vidéaste, DJ…).
Nous vous conseillons de sensibiliser vos témoins et amis/famille très proches sur ce plan général afin d’orienter facilement les invités sur l’entrée, les WC, les parkings, les chambres… Vous pourrez profiter plus facilement de votre événement et moins perdre de temps.
Vous pouvez également prévoir une signalétique pour indiquer la cérémonie laïque, le cocktail, les WC, les chambres / dépendances…
NB : Vous pouvez disposer de la décoration à tous les endroits dans la salle de réception (sauf sur les murs, plafonds, tringles à rideaux…). Si vous souhaitez que l’on condamne une porte (exemple : porte d’entrée) pour disposer de la décoration devant ou derrière et être sûrs que rien ne tombe, merci de nous l’indiquer lors de votre installation. Nous pourrons la verrouiller pour qu’aucun de vos invités ne passe par cet endroit.
Exemples :
b) Terrasse
La terrasse de l’orangerie est située au nord du bâtiment. Elle est entièrement à l’ombre pendant la journée.
Les dimensions de la terrasse : 22 mètres (longueur) x 5 mètres (largeur).
Vous pouvez mettre un barnum, des mange debout, des chaises ou autre (votre cérémonie laïque) sur le gazon ou sur la terrasse ou mettre un château gonflable pour les enfants en validant au préalable avec l’équipe pour l’installation.
c) Mobilier
Nous avons :
– 9 grandes tables rondes pour 8-10 personnes : 180 cm de diamètre (11 si ce sont des enfants)
– 15 petites tables carrées en bois 75 x 75 cm (à napper impérativement)
– des chaises (différents modèles) : 74 chaises noires et 48 chaises grises.
Nous comptons sur vous pour prendre soin du mobilier fourni par le Domaine. Certains éléments ont déjà été abîmés. Toute dégradation vous sera facturée (caution ou facture supplémentaire).
d) Eclairage
L’équipe se charge de vous éclairer les bâtiments le soir de votre réception. Les appliques murales permettent d’obtenir un joli éclairage en X sur les bâtiments.
Nous gérons l’éclairage (paramétré ou avec le gardien), vous pouvez prévenir plusieurs invités de ne pas chercher comment éteindre les appliques murales (à l’extérieur).
Le lampadaire s’allume également et s’éteint tout seul.
En revanche, merci de bien éteindre toutes les lumières à l’intérieur de la salle de réception. L’équipe vous montrera comment aller et éteindre les lumières dans la salle de réception.
Les interrupteurs de la salle sont situés à l’entrée de l’orangerie.
(Entrée : porte de gauche)
– Le gros lustre s’allume avec l’interrupteur de gauche. L’interrupteur de droite allume les 2 lanternes à l’extérieur (entrée de l’orangerie).
– Les 3 plus petits lustres s’allument avec les autres interrupteurs (côté gauche après la 2ème porte) : un allume le lustre du milieu, l’autre allume les 2 autres.
(Cf plan de l’orangerie)
e) Vidéo projection
Nous avons un vidéo projecteur, actuellement non fixé car parfois vos invités souhaitent projeter d’un côté de la salle et parfois d’un autre côté de la salle. Merci de nous en informer si vous en avez besoin.
f) Décoration
Nous avons investi dans de nombreux objets de décoration : vases, arches de fleurs, barnums, chaises de cérémonie laïque… Voici le lien de la liste.
Merci de réserver le plus tôt possible auprès de l’équipe les éléments que vous souhaitez louer.
En cas de dégradation avant votre arrivée / perte d’un objet de décoration que vous avez choisi par ex, nous ferons notre maximum pour retrouver l’objet à l’identique.
En cas de dégradation (objets cassés, abîmés…) pendant votre événement, les éléments décoratifs neufs vous seront facturés.
7) La location des chambres
a)La liste des hébergements
Nous avons 50 couchages répartis en chambres de 2, 3 et 4 personnes.
Dans la maison principale en pierre (bâtisse rénovée) : 4 chambres de 2 personnes ; 1 chambre de 3 personnes. Nous fournissons les draps et serviettes. Voici la liste des chambres (cliquez sur les numéros de chambre en bleu pour voir les photos, la description, les dimensions des lits, la taille et la vue de chaque chambre).
Les lits ne peuvent pas être séparés dans ces chambres.
– 1er étage :
– Chambre 101 : 1 lit double (2 personnes)
– Chambre 102 : 1 lit double (2 personnes)
– Chambre 103 : 1 lit double (2 personnes)
– 2ème étage :
– Chambre 104 : 1 lit double (2 personnes)
– Chambre 105 : 1 lit double + 1 lit simple (3 personnes)
Donc, sur la maison en pierre, il y a : 2 + 2 + 2 + 2 + 3 = 11 couchages.
Les dépendances ont toutes la même configuration. Il y a 6 dépendances de 4 personnes chacune : 6 X 4 = 24 personnes au total.
Les numéros des dépendances vont de 301 à 306 : elles sont toutes équipées de la même manière : 1 salle de bain commune, 2 petits lits au rez-de-chaussée et 1 grand lit en mezzanine – ou l’inverse.
Cliquez ici pour voir les photos, la description et les dimensions.
Petit conseil : Les personnes plus âgées ou ayant du mal à marcher idéalement dans les dépendances (pas d’escalier pour les couchages au rez-de-chaussée ; 1 dépendance est aux normes PMR).
Nous vous demandons de centraliser l’ensemble des demandes et paiements de vos invités, chaque personne souhaitant dormir sur place doit réserver auprès de vous.
Les invités vous règlent directement et nous facturons le solde AVANT l’événement avec tous les couchages compris. L’événement n’aura pas lieu si le solde n’est pas réglé en amont.
Lorsqu’un événement est réservé, les dates sont immédiatement fermées sur les canaux (Booking, Airbnb, Expedia…), il n’y a donc personne d’autre sur le lieu, uniquement vos invités. Vos invités et vos prestataires sont responsables des chambres (ex : un lustre abîmé parce que le photographe veut prendre une photo fun et suspend quelque chose dessus – ce n’est pas assez résistant ).
Dans la maison secondaire : 6 nouvelles chambres de 2 ou 3 personnes. 3 chambres de 2 et 3 chambres de 3. Les chambres de trois sont dotées d’un lit double ainsi que d’un petit canapé qui se déplie pour en faire un couchage supplémentaire (comptez 15€ suppl. s’il faut vous préparer ce petit lit avec un oreiller / housse + couette et pensez à mettre un enfant ou un de vos amis dans ces couchages et non pas une personne âgée).
Les lits ne peuvent pas être séparés dans ces chambres.
– Au sous sol : (WC partagés entre les deux chambres) :
– chambre 401 (2 personnes)
– chambre 402 (2 personnes)
– Au premier étage:
– chambre 403 (2 personnes + 1 canapé lit)
– chambre 404 (2 personnes)
– Au deuxième étage (WC et salle de bain partagés):
– chambre 405 (2 personnes + 1 canapé lit)
– chambre 406 (2 personnes + 1 canapé lit)
Dans cette maison, il y a : 2 + 2 + 3 + 2 + 3 + 3 = 15 couchages.
b) Le plan des hébergements Plan du domaine :
8) Les accès PMR
Nous sommes agréés PMR et avons prévu :
– une place de parking adaptée
– une chambre adaptée (la dépendance n°301) : entrée et salle de bain adaptés + 2 couchages au rez-de-chaussée
– la salle de réception avec les WC aux normes PMR
– l’accès dans le jardin avec une pente de cheminement (tout à droite en regardant vers les jardins et la roseraie).
9) “To Do” avant de nous quitter
– Récupérer l’ensemble de vos affaires et détritus (pensez à prendre des sacs poubelle). Les poubelles et le verre sont à déposer au tri des déchets à Tinténiac ou chez vous.
– Enlever les draps, rassembler les serviettes, éteindre le chauffage ou la clim dans les chambres, fermer toutes les fenêtres et nous redonner les clés des chambres.
– Nous redonner la décoration louée s’il y en a avec le nombre exact d’objets loués. TOUTE DÉCORATION NON RETROUVÉE SERA FACTURÉE.
– Redonner un petit coup de balai si vous voyez des morceaux de fruits, restes de cocktail sur le sol, récupérer les coupes de champagne ou verres dehors (dans le jardin, dans les plantes…) et surplus de nourriture (pensez au papier alu / sel o frais, tupperwares…) ; nous comptons sur vous et vos invités pour respecter le lieu.
Couchages aux alentours : Nous avons 50 couchages sur le Domaine. Si cela ne suffit pas, voici la liste des couchages aux alentours.
A pied :
– Monique DEHEEGER : studio indépendant avec 4 couchages + sa maison 4 chambres (11 couchages au total – 06 79 50 67 99)
A 5-10 minutes en voiture :
– Fleurs de Lin, Karine : 5 chambres doubles + gîte (18 couchages) – 06 13 57 05 58
– La Basse Orme, Vincent : plusieurs chambres d’hôtes (une quinzaine de couchages) – 06 49 86 30 68
– La Maison en campagne, Vincent : 3 chambres doubles / triples (8 couchages) – 06 47 96 66 30
– La Maison des 11 Ecluses, Mélanie et Ludovic (2 chambres avec lits doubles + 1 chambre avec 5 petits lits type ‘dortoir’ donc 9 couchages) – 06 89 61 32 33
– Le Douétaux : 2 chambres doubles – 02 99 66 78 00 / 06 07 37 14 49
– Le Vieux Moulin / Hôtel – 02 99 45 45 70
– La Maison des Fées / maison d’hôtes, Gwennaelle (une vingtaine de couchages) à Québriac : 06 89 85 36 65.
10) Le plan d’évacuation de l’orangerie
Nous espérons que cela n’arrivera jamais. Cependant, il faut prévoir et vous sensibiliser également sur le risque d’incendie. Merci donc de bien lire les conditions générales de vente du contrat (matériels pouvant déclencher des flammes, pétards, grands chandeliers…).
Un plan d’évacuation de l’orangerie est prévu et l’intervention des pompiers est située à cet endroit.
L’évacuation est prévue au niveau de la roseraie : portail prévu pour l’entretien et l’évacuation en cas d’incendie. Merci donc de bien indiquer à vos invités qu’aucun véhicule ne doit être garé :
– au niveau de l’installation du traiteur et du DJ
– au niveau de la roseraie et du portail.
Cela empêcherait le passage des pompiers et autres véhicules de secours.
Samu : 15
Police Secours : 17
Pompiers : 18
Urgences : 112
11) L’équipe
L’équipe met à disposition ce guide pour vous aider et vous conseiller dans l’organisation de votre événement. Nous faisons un point avec vous quelques temps avant ce dernier pour connaître vos prestataires choisis (facturation finale : 2 mois avant l’événement avec le solde).
Merci d’indiquer à l’équipe en priorité qui sont votre traiteur et votre DJ.
N’hésitez pas à nous envoyer également votre photographe, votre vidéaste, groupe de musique, coiffeur… ou tout autre prestataire souhaitant repérer les lieux pour savoir où il pourra s’installer, comment filmer, se placer…
Pendant l’installation de votre événement (souvent la veille), au moins une personne de l’équipe est présente ou disponible par téléphone si vous avez besoin de quelque chose. Notre oeil extérieur est très apprécié. Pensez à prendre du scotch, des ciseaux, du fil, des sacs poubelle pour l’installation (souvent très utiles), un tire bouchon (les nôtre ne sont pas toujours rendus), de la crème solaire s’il fait (très) chaud même si c’est couvert… Le Jour J, une personne est souvent présente ou proche ou disponible si besoin par téléphone et/ou un gardien en cas de coupure de courant ou pour toute autre raison/demande.
Cependant, nous vous remercions de ne pas « abuser » des demandes, un document est mis à votre disposition pour les questions qui reviennent beaucoup.