FAQ

FAQ Mariages & réceptions privées

◆ Acceptez-vous les mariages en saison hivernale (novembre à mars) ? Oui.

◆ En semaine ? Oui.

◆ Est-il possible de venir visiter ? Oui, bien sûr, vous pouvez nous appeler !

◆ Quelle est la capacité de la salle ? 90 personnes assises.

◆ Comment réserver la date ? Après la visite + devis signé + versement des arrhes (30% de la salle de réception).

◆ Peut-on mettre une option sur la date ? Non, les dates sont bloquées dans l’ordre des visites et le versement des arrhes. Nous vous conseillons donc de ne pas trainer si vous souhaitez une date précise.

◆ Le ménage est-il compris dans le tarif ? Oui, nous vous demandons un respect du lieu (1er coup de balai & serpillière / confettis / pétales ramassés).

◆ Qui installe et range le mobilier ? L’équipe vous met dans la salle les éléments demandés (tables, chaises et décoration louée). Nous vous laissons installer selon votre plan de table.

◆ Avez-vous du mobilier ? Oui, des tables et chaises. Notre capacité est de 90 personnes au rez-de-chaussée maximum, soit 9 tables rondes maximum. Nos tables rondes font 180 cm de diamètre (8-10 adultes autour de chaque table, 11 si ce sont des enfants). Vous pouvez être bien évidemment plus nombreux pour la cérémonie laïque et/ou cocktail / vin d’honneur. Nous avons également des tables carrées 75x75cm, très utiles pour une table d’honneur, l’urne, ou le bar dans la salle dansante. Nous aurons des nouveautés dans les années à venir. La vaisselle, les couverts, les verres et les nappes/serviettes de table sont toujours à voir avec le traiteur.

◆ Y a-t-il une heure de fin ? Vous pourrez vous mettre d’accord avec votre DJ (souvent à 4h – 4h30 la fin de la soirée). Concernant le lieu, notre gardien fermera la salle et encouragera les derniers fêtards à aller dormir à 5h maximum.

◆ Avons-nous une cuisine à disposition ? Oui, celle au sous-sol de l’orangerie, pour stocker vos boissons, aliments pour le retour de votre événement. Elle est équipée de 2 grands frigo, d’un congélateur, de plan de travail et d’un micro-ondes.

◆ Disposez-vous d’une pièce dédiée au maquillage et à la coiffure ? Oui, souvent la chambre 101 pour la mariée, une autre chambre ou le salon.

◆ Autorisez-vous les livraisons avant le Jour J (boissons, mobilier…) ? Nous bloquons le vendredi spécialement pour cela lors de votre journée d’installation, les mariés et leurs proches récupèrent tout le dimanche. Nous n’acceptons aucune livraison avant le vendredi ni récupération après le dimanche (sauf vaisselle du traiteur – validé à l’avance avec Mathilde, la gérante).

◆ Pouvons-nous faire un barbecue ? Oui, en protégeant bien le sol, les terrasses ou sur le gazon (nettoyage des tâches de graisse facturées).

◆ Est-il possible de venir la veille de la réception pour installer ? Si c’est prévu oui, pour un mariage par exemple : le vendredi généralement entre 10h et 18h si votre mariage est le samedi et retour le dimanche. Pour les anniversaires, séminaires, etc, c’est du sur-mesure – à voir avec l’équipe ce qui a été prévu. Tout est bien indiqué dans votre contrat de location.

◆ Jusqu’à quand pouvons-nous rester sur le lieu de réception ? Même chose, si c’est un mariage, c’est indiqué dans votre contrat de location. Vous verrez que les départs se font naturellement, vos invités ont bien profité et seront assez fatigués au retour. Généralement après le déjeuner / brunch, les premiers partent et les derniers autour de 16h / 16h30. Pour les autres événements (anniversaire, baby shower, cocktails d’entreprise…), tout est bien indiqué dans le contrat de location. Vous avez différentes options pour rester plus longtemps sur le lieu (jusqu’au lundi par exemple).

◆ Comment nos invités peuvent-ils réserver leur chambre ? Auprès de vous. Le plus simple est de remplir notre tableau avec l’ensemble des couchages que nous avons : 50 au total (avec les prix indiqué dans le devis). Vous proposez à vos invités et dès qu’ils vous règlent, vous bloquez dans votre tableau avec les noms des invités. Cela vous permet de réunir l’ensemble des règlements avant de payer le solde de l’événement au lieu. Idéalement, si vous avez une personne qui connaît bien les invités ou une grande partie, vous pourrez l’orienter vers nous afin qu’on lui donne l’ensemble des clés, elle nous les rapportera toutes ensuite.

➔   Quand pouvons-nous récupérer les chambres ? Dès le début de la réception, nous donnerons à la personne référente des clés l’ensemble des clés des chambres réservées, qui sera chargée de distribuer les clés aux bonnes personnes. Si vous arrivez la veille, c’est au cas par cas. Si vous vous préparez en tant que marié(e), bien sûr que vous pouvez venir vous préparer en compagnie de vos proches et votre photographe / vidéaste / maquilleur / coiffeur… En tant que responsable(s) de l’événement, vous aurez la clé de la salle de réception sur le même trousseau que la clé de votre chambre – à nous rendre bien évidemment à la fin de la réception avec l’ensemble des autres clés.

NB-1 : s’il reste des chambres disponibles quelques semaines avant votre réception, demandez bien à tous vos invités s’ils sont intéressés pour dormir sur place ; ce n’est pas à minuit qu’il faudra demander à l’équipe s’il est possible d’avoir une chambre supplémentaire.

Merci de bien faire attention à ne pas perdre les clés des chambres, une caution spéciale pour les clés a été justement mise en place car il y avait des pertes de clés et chaque clé représente un coût.

NB-2 : En tant que marié(e)s, vous êtes responsables de vos invités et prestataires. Exemple : un bouchon d’une bouteille de champagne qui ferait des dégâts dans une chambre (lustre cassé, moulure abîmée…), nous comptons sur vous pour prendre soin du lieu.

◆ Comment faire s’il pleut ? Si vous avez des doutes sur le temps (en fonction du mois de votre événement), mieux vaut prévoir des tonnelles, barnums ou tentes éphémères. Nous avons des prestataires qui le proposent (Cf liste des partenaires). Nous faisons également de la location de matériel à petits prix (ici). S’il fait très chaud (en plein été), vous pouvez également prévoir des tonnelles / barnums pour la cérémonie laïque. Pour le cocktail, cela ne sera pas utile, la grande terrasse située devant l’orangerie est en plein Nord et donc totalement abritée du soleil.

◆ Avez-vous de la décoration ? Que nous conseillez-vous pour décorer la salle / le lieu ? Oui, nous avons de la décoration en option (= supplément à petits prix : arches, photophores, barnums, mange debout, centres de table, chaises de cérémonie…), voici le lien.

◆ Le papier toilette est-il fourni ? Oui, dans la salle de réception et l’ensemble des chambres a le papier toilettes, les serviettes et petits savons individuels.

◆ L’électricité et l’eau sont-elles à ajouter ? Non, toutes les charges sont incluses dans la location de la salle.

Merci de faire attention à vos consommations tout de même, nous pensons à la planète 😉

◆ Disposez-vous d’un espace pour le babysitting des enfants ? Oui, une salle est prévue (en option = supplément) avec nounous obligatoires. Si elle n’est pas louée, cette salle est fermée.

◆ Les animaux sont-ils acceptés sur le lieu ? Non, le lieu n’est pas prévu pour les animaux, (même petits et/ou bien éduqués). Merci donc de prévoir une solution pour les faire garder et de l’indiquer à vos invités.

◆ Est-il possible de mettre des tentes, tipis… dans les jardins ? Non, nous faisons un beau parc à la française et avons de nombreux couchages exprès pour accueillir vos invités.

◆ Pouvons-nous avoir des camping car au sein du domaine ? Il y a un parking prévu à 1 minute à pied spécialement pour les camping car.

◆ Que faire si les couchages ne nous suffisent pas ? Nous avons une liste d’adresses aux alentours qui peuvent vous accueillir. Vous pouvez les contacter de la part du domaine.

◆ Quand les cautions nous sont-elles rendues ? Nous faisons l’état des lieux de sortie à la fin de la réception dans la salle de réception (souvent le dimanche). Nous conservons les cautions 8 jours après la fin de votre réception, le temps à l’équipe de faire le point sur toutes les chambres. Faire tout le tour et compter avec vous le dimanche serait bien trop long, tout est neuf / propre / tout blanc etc, nous le voyons tout de suite si quelque chose est abîmé / s’il manque des serviettes, draps, équipements dans les chambres par exemple. Si tout est OK, les cautions vous sont rendues après ces 8 jours ou tout simplement détruites.

➔   Comment choisir les prestataires pour mon événement ? Par quoi commencer ? Cette liste vous sera très utile, nous y avons référencé tous nos partenaires : traiteurs, pâtissiers, food truck, Event Planner, photographes… Nous ferons quelques points au fur et à mesure de votre organisation pour connaître le nom de vos prestataires choisis. Merci d’orienter en priorité votre traiteur, DJ, foodtruck et photobooth à venir visiter le lieu et prendre contact avec l’équipe pour l’organisation (s’ils ne sont jamais venus car installations techniques à valider : accès, prises électriques, autres installations…). Pour les autres prestataires, cela se fait principalement la veille ou le jour J (photographe, make-up, coiffeur, vidéaste…). Si votre photographe et/ou vidéaste souhaite repérer les lieux, il peut également prendre contact avec nous et consulter le site Internet + les réseaux sociaux pour repérer les spots photos, l’orientation du soleil… Vous êtes responsables de vos prestataires (installation électrique mal effectuée = risque d’incendie, dégâts de vos prestataires sur le domaine = vos cautions…). Merci de donner votre code À TOUS VOS PRESTATAIRES : la maquilleuse qui viendra très tôt le matin, l’installation du photobooth qui viendra sûrement le vendredi soir tard… Les prestataires appellent sinon Mathilde pour chaque détail, merci donc de prévoir tout cela en amont.

➔   Comment ça se passe pour les règlements ? Une fois que vous signez le devis, le Domaine vous prépare votre contrat de location et la première facture correspondant aux 30% du prix de la salle de réception (= arrhes). Une fois les documents bien reçus (devis signé, contrat signé, pièces d’identité, justif. assurance responsabilité civile + arrhes versées), la réservation est bien bloquée. Vous avez ensuite le temps de voir avec vos proches qui souhaite dormir (1 nuit, 2 nuits…, petit déjeuner ou non – le temps de réunir les règlements de chacun(e) également), si vous souhaitez de la décoration, d’autres prestations.

Les cautions peuvent être reçues quelques mois avant l’événement – parfois les événements se prévoient 2 ans à l’avance.

L’intégralité du solde (70% restants de la salle + chambres, décoration et autres prestations) sera à régler au minimum 2 MOIS AVANT LE JOUR J – comme indiqué dans le contrat.

➔   Quelles sont les dimensions exactes de la salle de réception ? 15 mètres de long x 6,40 mètres de large : soit 90 personnes au rez-de-chaussée maximum, soit 9 tables rondes maximum. Nos tables rondes font 180 cm de diamètre (8-10 adultes autour de chaque table, 11 si ce sont des enfants). Vous pouvez être bien évidemment un peu plus nombreux pour la cérémonie laïque et/ou cocktail / vin d’honneur.

➔   Les dimensions de la terrasse ? 22 mètres de long x 5 mètres de large.

➔   Pouvons-nous voir plusieurs configurations / décorations dans la salle, les jardins… ? Bien sûr, nous sommes très actifs sur les réseaux sociaux (Instagram / Facebook @domainelesjardinsdarsene). Il y a de nombreux posts avec des photos / vidéos + story à la une par thème (mariages, shootings, séminaires…). N’hésitez pas à les consulter, tout est en ligne !

➔   Le traiteur est-il imposé ? Suite à plusieurs désagréments causées par certains traiteurs ou des prestataires qui ne connaissaient pas le lieu, nous vous proposons une liste de traiteurs référencés et soigneusement sélectionnés pour la qualité de leurs prestations culinaires. Vous pouvez les retrouver dans la catégorie partenaire de notre site internet. Nous disposons de l’ensemble des installations techniques nécessaires pour le traiteur que vous choisirez : barnum situé au bout de l’orangerie avec l’accès à l’eau, la lumière et les prises électriques monophasées et triphasées (excepté four et plaque de cuisson) . Nous avons également un office traiteur situé au sous sol de l’orangerie pour vous avec frigo, plan de travail et micro ondes (votre retour de mariage, pouvoir dresser le cocktail…) . Cf partie 5) Orangerie. Pensez à leur préciser les intolérances et allergies de vos proches (et leur donner les prénoms ou leur dire où ils seront assis) + s’il y a des femmes enceintes (même si c’est encore ‘secret’, c’est dommage quand certaines personnes ne peuvent pas manger le repas prévu – elles peuvent se faire passer pour des végétariennes spécialement ce soir là pour que personne ne sache, par exemple…).

➔   Est-ce qu’on peut faire la soirée au rez-de-chaussée ? Non, nous avons du voisinage, une salle est prévue spécialement pour la partie dansante pour ne pas déranger nos voisins et que vous puissiez continuer la soirée en toute sérénité. Cela vous évite d’ailleurs de pousser et ranger l’ensemble des tables, vous faire potentiellement mal et/ou abîmer des murs, vitres, perdre du temps… À noter que la présentation du gâteau, cascade de champagne, première danse ou tout autre moment clé de votre soirée doit être effectué en INTÉRIEUR. 

➔   Est-il possible de venir la veille de la réception pour installer ? Si c’est prévu oui, pour un mariage par exemple bien sûr : le vendredi généralement entre 10h et 18h si votre mariage est le samedi et retour le dimanche. Nous ne vous conseillons pas de venir avant 10h, vous pouvez en profiter pour bien dormir, la nuit du vendredi au samedi est souvent beaucoup plus courte et nous avons dans la majorité des cas besoin du traiteur ou d’un prestataire qui arrive en milieu/fin de matinée ; donc pas utile d’arriver avant. Même chose, nous ne vous conseillons pas d’installer après 18h, avec l’expérience, le stress monte en fin de journée, l’énervement aussi, donc risque de casser des choses et ou de se fatiguer “pour rien” et par respect pour notre équipe,  merci de respecter  ces horaires. Mieux vaut donc bien organiser l’installation, déléguer des tâches à vos proches, témoins… pour installer en toute sérénité et pouvoir vous libérer l’esprit en fin d’après-midi. Nous vous rappelons que l’accès à la salle est fermé le vendredi soir. Si vous souhaitez faire la fête, merci de prévoir un autre lieu : à l’extérieur du Domaine. Les chambres louées seront, en revanche, accessibles, dès le vendredi soir par exemple.

Pour les anniversaires, séminaires, etc, c’est du sur-mesure – à voir avec l’équipe ce qui a été prévu. Tout est bien indiqué dans votre contrat de location.

 Merci de VALIDER AVEC L’ÉQUIPE DU DOMAINE VOS HEURES de préparation/installation/événement, les heures d’arrivée de VOS PRESTATAIRES et de LIVRAISON et REPRISE de vos éventuels colis/locations. L’équipe du Domaine a besoin de s’organiser et il y a parfois des événements en semaine également.

NB : Nous avons eu le cas de prestataires qui disaient « nous avons vu avec Mathilde, c’est OK, je repasse à telle heure » alors que nous n’avions pas l’information. Merci donc de faire l’intermédiaire et de tout (RE) VALIDER avec nous si besoin. C’est vraiment très important 

➔   Jusqu’à quand pouvons-nous rester sur le lieu de réception ? Comment ça se passe pour le ménage ? Même chose, si c’est un mariage, c’est indiqué dans votre contrat de location. Vous verrez que les départs se font naturellement, vos invités ont bien profité et seront assez fatigués au retour. Généralement après le déjeuner / brunch, les premiers partent, tout le monde doit être parti à 16h maximum. Chaque heure supplémentaire sera facturée 150€, demandez à vos proches de vous aider pour rentrer dans ce temps.

Nous avons une société de ménage qui intervient après votre départ. Nous vous demandons de passer le balai s’il y a des confettis sur le sol ou d’autres éléments à l’intérieur de la salle de réception ou dans les jardins. Nous vous mettons à disposition un kit de nettoyage : balai, petite pelle, petite balayettePour les autres événements (anniversaire, baby shower, cocktails d’entreprise…), tout est bien indiqué dans le contrat de location. 

➔  Comment faire pour la cérémonie (bancs, chaises…) ? Pour le moment, nous n’en avons pas. Nous sommes en train d’en repérer pour en acheter et vous les mettre en location à moindres coûts. 

➔   Comment gérer les enfants ? Que nous conseillez-vous ? Sur de nombreux événements, les futurs mariés / organisateurs disent clairement dans les faire-part qu’il n’y aura aucun enfant. C’est très personnel comme décision. C’est votre événement, c’est donc vous qui décidez. D’expérience, nous avons observé que lorsqu’il y a des enfants :

–        soit, ils sont gérés par une nounou / baby sitter (petit budget supplémentaire mais vous ne le regretterez pas : la meilleure option). Nous pouvons mettre la salle à l’étage de l’orangerie spécialement pour les enfants (supplément). Sans nounou, même si vous avez réservé et l’avez payé, nous fermerons cette salle. Il y a eu beaucoup de dégâts sans surveillance et nous ne souhaitons pas reproduire l’expérience. Avec des nounous / babysitters, vous aurez l’esprit tranquille, les parents des enfants également et vous profiterez tous bien de l’événement. Vous pouvez répartir cette charge et demander aux parents de participer pour la garde des enfants, c’est très classique aujourd’hui.

–        soit, les enfants ne sont pas conviés et donc la question ne se pose pas.

–     soit, ils sont livrés à eux-mêmes et sans surveillance et là, c’est du dégât sur le lieu de réception (rosiers arrachés, ballons > statues sur mesure cassées, chute et donc bobo…) : énorme risque, stress supplémentaire et surtout risque d’y faire passer une ou plusieurs cautions.

Exemple : les rosiers/palmiers/roseraie… abîmés, fleurs arrachées = CAUTION MÉNAGE OU CAUTION CASSE ENCAISSÉE .

➔   Les fontaines sont-elles protégées ? Il y a un fond d’eau pour le moment. D’ici quelques mois / 1 ou 2 ans, le niveau sera augmenté et il y aura un filet juste en dessous du niveau d’eau pour protéger d’éventuelles chutes d’un enfant (ou d’un adulte ayant bu quelques verres) et éviter ainsi le risque de noyade. Cependant, nous vous demandons de sensibiliser vos invités sur le coût d’une éventuelle casse. La caution casse ne suffira pas pour payer la réparation d’un jet d’eau. Merci de ne pas sauter dans les fontaines, à plusieurs, et encore moins une fois la soirée bien entamée. Les chutes pourraient être fatales et si le matériel lâche, les réparations peuvent être extrêmement coûteuses, tout est sur mesure… Nous avons mis un gardien assez rapidement pour protéger le parc et donc vos cautions. 

➔   Est-il possible d’avoir une prestation de musique (violon) par Mathilde, la gérante du lieu ? Oui, en prévenant suffisamment à l’avance. Notre gérante est violoniste professionnelle et peut vous accompagner pour votre cérémonie laïque, à l’église, cocktail, soirée dansante, bal… Ses prestations sont aujourd’hui très demandées. Vous pouvez bénéficier d’un tarif préférentiel en organisant votre événement sur le Domaine. Vous pouvez consulter des photos et vidéos sur le site Internet ‘mathildeviolinist.com’ et Instagram ‘@mathildeviolinist’.